Ratgeber

Digitales Serviceheft: Herstellerportal oder selbst geführt?

Stand: 28. September 2026

Kurz gesagt

Ein digitales Serviceheft hält Wartungen, Reparaturen und Belege eines Fahrzeugs elektronisch fest. Es gibt zwei Arten: das Herstellerportal, in das Werkstätten eintragen, und ein selbst geführtes Heft in einer App.

Den Eintrag im Herstellerportal macht die Werkstatt, du kannst ihn nicht ändern. Das selbst geführte Heft gehört dir: Es passt zu jeder Marke und nimmt auch Arbeiten auf, die du selbst machst, ist aber kein Eintrag einer Werkstatt. TrackTool ist ein solches selbst geführtes digitales Serviceheft.

Zwei Arten digitaler Servicehefte

Das Herstellerportal

Seit Mazda 2006 damit angefangen hat, führt laut ADAC rund die Hälfte der Hersteller das Serviceheft nicht mehr nur auf Papier, sondern in einer zentralen Datenbank. Nach einer Inspektion trägt die Werkstatt dort ein, was sie gemacht hat und bei welchem Kilometerstand, je nach Hersteller auch Reparaturen. Laut ADAC kann nur der ausführende Betrieb einen Eintrag ändern. Das macht die Einträge schwer zu fälschen und erschwert Tachomanipulation.

Freie Werkstätten sind nicht ausgeschlossen. In der EU haben sie nach Artikel 61 Absatz 9 der Verordnung (EU) 2018/858 grundsätzlich unentgeltlichen Zugang zu diesen Aufzeichnungen und dürfen ihre eigenen Arbeiten eintragen. In der Praxis beschreibt der ADAC Mehraufwand: je Hersteller ein eigenes System, abweichende Vorgaben, kostenpflichtige Korrekturen. Er rät deshalb, vor dem Auftrag zu fragen, ob eingetragen wird und ob das etwas kostet, und sich die Arbeiten per Mail oder als Ausdruck bestätigen zu lassen.

Das selbst geführte Serviceheft

Das zweite Modell führst du selbst: in einer App, einer Tabelle oder einem Ordner. Es kennt keine Markengrenze, nimmt jede Werkstatt und jede eigene Arbeit auf und hält mehr fest als die Arbeiten selbst, etwa Rechnungen, Fotos und Kosten. Dafür trägt niemand außer dir ein. Was drinsteht, ist deine Aufzeichnung, gestützt durch die Belege, die du anhängst.

Angaben zu Eintrag, Änderung und freien Werkstätten nach ADAC (Stand 10.02.2026) und Artikel 61 Absatz 9 der Verordnung (EU) 2018/858. Einzelheiten regelt jeder Hersteller selbst.

Beides schließt sich nicht aus. Führt dein Hersteller ein Portal, lass die Werkstatt dort eintragen. Das eigene Heft sammelt daneben, was im Portal nicht steht: die Rechnung, den Ölwechsel in der Garage, die Teile, die Kosten.

Was in jeden Eintrag gehört

Egal ob App, Tabelle oder Papier: Ein Eintrag ist nur so gut wie seine Angaben. Diese acht gehören hinein.

• Datum der Arbeit, nicht das Datum, an dem du einträgst.
• Kilometerstand am Tag der Arbeit, vom Tacho oder von der Rechnung.
• Wer: Name der Werkstatt oder „selbst gemacht“.
• Was: die erledigten Punkte, möglichst mit den Begriffen aus dem Wartungsplan deines Herstellers, etwa Ölwechsel, Bremsflüssigkeit, Innenraumfilter.
• Teile und Betriebsstoffe: Teilenummer, Ölspezifikation oder Freigabe, Menge.
• Kosten, am besten Teile und Arbeitslohn getrennt.
• Beleg: die Rechnung als Foto oder PDF, bei eigener Arbeit die Rechnung für die Teile.
• Nächste Fälligkeit laut Herstellervorgabe, in Kilometern, Monaten oder beidem.

Trag zeitnah ein. Holst du etwas nach, schreib das dazu, zum Beispiel „Nachtrag, erfasst am 28.09.2026, laut Rechnung vom 12.03.2025“. So bleibt erkennbar, was du wann erfasst hast.

Freie Werkstatt oder selbst geschraubt

In der freien Werkstatt: Nimm den Wartungsplan deines Herstellers mit, aus dem Serviceheft oder der Betriebsanleitung. Bitte darum, dass die Rechnung Kilometerstand, erledigte Arbeiten und verbaute Teile nennt. Frag vorher, ob die Werkstatt ins Herstellerportal einträgt und ob das extra kostet.

Wenn du selbst schraubst: Heb die Rechnung für Teile und Öl auf. Fotografier das neue Teil mit Teilenummer, das Ölgebinde mit der Freigabe und den Tacho. Schreib in zwei Sätzen auf, was du gemacht hast. Ein Eintrag mit Beleg und Foto sagt mehr als ein Haken.

Bei Fragen zu Garantie oder Kulanz gilt, was dein Hersteller vorgibt. Kläre das vor der Arbeit, nicht danach.

So führst du dein digitales Serviceheft in TrackTool

In TrackTool ist das Serviceheft Teil der Chronik deines Fahrzeugs. Ein Service-Eintrag hat Titel, Text, Datum, Kilometerstand und die Wahl „Werkstatt“ oder „Selbst gemacht“. Den Namen der Werkstatt und die Teile schreibst du in Titel oder Text. Dazu kommen Kosten, Fotos und die Rechnung als Foto oder PDF. Die Rechnung liegt danach auch im Bereich Dokumente, die Kosten erscheinen in der Kostenübersicht.

Beim Eintrag wählst du die erledigten Wartungspunkte aus und kannst dazu eine nächste Fälligkeit in Kilometern oder als Datum festhalten, so wie dein Hersteller sie vorgibt. Daraus leitet TrackTool den Wartungsstand für 16 Punkte ab, von Ölwechsel über Zahnriemen bis Stoßdämpfer. Trägst du keine Fälligkeit ein, schätzt die App sie aus einem Richtwert, gerechnet ab dem letzten Eintrag zu diesem Punkt. Nicht für jeden Punkt gibt es einen. Die Richtwerte stehen unter Wartungsintervalle. Verbindlich ist die Vorgabe deines Herstellers (Serviceheft oder Betriebsanleitung).

Eine Werkstattrechnung musst du nicht abtippen. Der Beleg-Scan liest aus dem Foto Titel, Betrag, einen erkannten Wartungspunkt und den Kilometerstand, wenn er auf der Rechnung steht, und füllt das Formular vor. Du prüfst und speicherst selbst. Ist die Rechnung schlecht lesbar, weist dich die App darauf hin, die Werte zu prüfen. Die Erkennung läuft über einen KI-Dienst. Vor dem ersten Scan bittet die App um deine Einwilligung. TrackTool Basis enthält 3 Scans einmalig, TrackTool Plus 30 im Monat. Von Hand einzutragen kostet nichts.

Brauchst du das Heft auf Papier oder als Datei, erstellt TrackTool ein PDF: eine Steckbriefseite mit den Fahrzeugdaten, danach die Einträge mit Fotos, auf Wunsch nur die Service-Einträge. Verknüpfte PDF-Rechnungen hängen hinten an. Vor dem Teilen siehst du eine Vorschau. Der Export ist in TrackTool Basis enthalten.

Verkaufst du das Auto eines Tages, geht die Historie mit. Über „Fahrzeug übergeben“ erstellst du einen Link, mit dem der neue Besitzer eine Kopie des Fahrzeugs in sein eigenes TrackTool übernimmt. Du wählst aus, was mitgeht: Chronik und Galerie, Tankbuch und Kosten sind vorausgewählt, Dokumente und To-dos nur, wenn du sie dazunimmst. Der Link gilt 7 Tage und nur einmal, danach wandert dein Fahrzeug ins Archiv. Die Übergabe ist in TrackTool Basis enthalten. Hat der neue Besitzer schon ein Fahrzeug, braucht er für das zweite TrackTool Plus. Im Browser geht das schon, in der iPhone-App ab Version 1.1. Eine Ummeldung oder einen Kaufvertrag ersetzt die Übergabe nicht. Hat der Käufer kein TrackTool, gibst du ihm die Historie als PDF mit.

Tankvorgänge führst du getrennt im Tankbuch. In der Chronik stehen sie bewusst nicht.

Was es kostet und wo es läuft

TrackTool Basis kostet nichts: ein aktives Fahrzeug, ohne Kreditkarte, mit Chronik, Wartungsstand, PDF-Export, Kosten und Tankbuch. TrackTool Plus kostet in Deutschland 3,99 € im Monat und ist monatlich kündbar. Plus bringt unbegrenzt Fahrzeuge, die öffentliche QR-Seite, die Desktop-Ansicht im Browser und 30 Beleg-Scans im Monat. Die Übersicht steht unter Preise.

Die iPhone-App gibt es im App Store in Deutschland, Österreich und der Schweiz, dort gilt der Preis deines Landes. Auf dem Handy läuft TrackTool auch im Browser unter meine.tracktool.app, Android-Nutzer verwenden diesen Weg.

Häufige Fragen